C’est un document officiel et contradictoire rédigé par le greffier et visé par le président de la juridiction, qui atteste du déroulement des débats. Il est rédigé séance tenante sous la supervision du président du siège, le PV d’audience permet d’acter :
• La présence des parties (demandeurs, défendeurs, Ministère public) ;
• L’état du dossier (affaire en introduction ou en continuation) ;
• Les incidents de procédure soulevés et les exceptions (ex : demande de remise, production de pièces) ;
• Les déclarations importantes des parties ou dépositions des témoins ;
• La date de la prochaine audience ou la mise en délibéré.
Le premier rôle est la première page rédigée et entamée ; il est facturé à un tarif fixe.
Procédures :
(i) La demande écrite :
-Rédiger une requête : Vous devez adresser une demande écrite formelle au Greffier en chef de la juridiction concernée (Tribunal de Grande Instance, Tribunal de Commerce, etc.);
-Préciser les références : La lettre doit mentionner impérativement le numéro de dossier (sous le numéro RC pour le civil, RP pour le pénal, RCE pour le commercial), le nom des parties, ainsi que la date exacte de l'audience concernée;
(ii) Le paiement des frais de greffe :
-Le greffier en chef va évaluer le coût de la délivrance de l'acte en fonction du volume du document (souvent un montant fixe par page);
-Vous devez acquitter ces frais de greffe (frais de justice) pour obtenir une copie certifiée conforme.