Tout document certifié par le greffier d'une juridiction inférieure est une copie conforme d'un acte, d'une pièce ou d'un document conservé dans les archives de la juridiction, revêtue de la certification officielle du greffier. Cette certification atteste que la copie délivrée est conforme à l'original ou à la minute détenue par le greffe. Elle permet aux justiciables, avocats, administrations publiques ou autres personnes légalement intéressées de produire des documents authentifiés dans le cadre de procédures judiciaires, administratives ou privées. Le tarif du premier rôle s'applique lors de la première certification ou pour le premier exemplaire sollicité.
Procédure de délivrance :
(i) Introduction de la demande : dépôt d'une requête écrite ou verbale auprès du greffe de la juridiction concernée précisant le document à certifier.
(ii) Identification du requérant : présentation d'une pièce d'identité ou, le cas échéant, d'une procuration ou d'un mandat justifiant l'intérêt à agir.
(iii) Vérification de recevabilité : contrôle par le greffier de l'existence du document dans les archives judiciaires et de la qualité du demandeur.
(iv) Recherche du document : consultation du dossier, du registre ou de l'archive concernée afin de localiser l'acte à certifier.
(v) Taxation des droits : établissement de la note de perception correspondant aux frais de certification du premier rôle.
(vi) Paiement des droits : règlement des frais auprès du service habilité ou de l'institution financière désignée et présentation de la preuve de paiement.
(vii) Établissement de la copie certifiée : reproduction du document et apposition de la mention de certification conforme.
(viii) Signature et authentification : signature du greffier compétent, apposition du sceau ou du cachet officiel de la juridiction.
(ix) Enregistrement de la délivrance : inscription de l'opération dans le registre des expéditions et certifications du greffe.
(x) Remise du document certifié : délivrance de la copie certifiée au requérant contre décharge ou accusé de réception.