Dans le cadre du fonctionnement des ONG et des ASBL, le procès-verbal (PV) est un document officiel qui constate et rapporte fidèlement les délibérations, décisions et résolutions prises par les organes compétents de l'organisation. Et par définition, le procès-verbal est un acte écrit dressé à l'issue d'une réunion, d'une assemblée ou d'une séance d'un organe statutaire, constatant les débats et les décisions adoptées.
Le procès-verbal permet de prouver la tenue régulière d'une réunion, de constater les décisions prises, voire d'assurer la traçabilité des actes de gestion.
Procédure :
(i) Dépôt du procès-verbal auprès du service compétent ;
(ii) Vérification de sa conformité aux statuts et à la réglementation ;
(iii) Paiement des droits prévus par la nomenclature ;
(iv) Enregistrement ou prise d'acte par l'administration ;
(v) Délivrance éventuelle d'une attestation ou d'un accusé de réception.