Au sein du Ministère de la Justice et Garde des Sceaux de la RDC, les notions de certification, authentification et légalisation de signature sont proches mais juridiquement distinctes.
- La certification consiste à attester la conformité d'une copie à l'original ou à confirmer qu'un document présenté correspond fidèlement à l'acte original dont il est issu. Elle ne porte pas nécessairement sur la signature elle-même mais sur le document dans son ensemble. Ex : La certification conforme à l’original d'un jugement.
- L'authentification consiste à vérifier l'origine réelle d'un document, d'un sceau ou d'une signature. L'autorité compétente confirme que le document émane effectivement de l'autorité qui prétend l'avoir délivré. Ex : Vérification de l'authenticité d'un acte notarié.
- La légalisation de signature est un acte par lequel l'autorité compétente atteste que la signature figurant sur un document est bien celle de la personne ou de l'autorité habilitée. Elle vérifie également, le cas échéant, la qualité du signataire et l'authenticité du sceau ou du cachet utilisé. Ex : Signature sur une procuration.
Procédure :
(i) Dépôt de la demande et du document original ;
(ii) Vérification de la compétence de l'autorité ayant délivré ou signé le document ;
(iii) Contrôle de l'authenticité du document, de la signature ou du sceau ;
(iv) Paiement des droits de chancellerie ou frais administratifs prévus ;
(v) Apposition du sceau officiel, de la mention de certification, authentification et légalisation de la signature de l'autorité compétente.