L'inscription au registre spécial de la population pour les étrangers (souvent désignée sous le terme d'enregistrement ou de recensement des expatriés) est un acte de police administrative obligatoire délivré par la Maison Communale. En RDC, conformément au décret-loi portant réglementation du séjour des étrangers et aux directives de la Direction Générale de Migration (DGM), tout citoyen de nationalité étrangère qui établit sa résidence temporaire ou permanente dans une commune doit obligatoirement déclarer sa présence et se faire répertorier dans les quinze jours suivant son installation.
Ce document technique constate officiellement l'existence légale de l'expatrié (ou de sa famille) au niveau municipal. Il lie son identité internationale à une adresse physique géolocalisée et vérifiée. Cette démarche est la condition juridique préalable absolue pour pouvoir solliciter toute autre pièce locale (attestation de résidence temporaire, attestation de domiciliation, permis de conduire local ou ouverture de commerce) et sert de preuve de conformité civique en cas de contrôle de séjour par les services de sécurité ou les agents de la DGM.
La procédure
(i) Dépôt du dossier migratoire et visa du quartier : L'étranger doit présenter son passeport muni d'un visa d'entrée ou d'établissement en cours de validité, accompagné de la fiche de localisation signée au préalable par le Chef de quartier et le chef de rue.
(ii) Contrôle des justificatifs d'activité et de logement : Présentation du contrat de travail visé par l'ONEM (pour les salariés), des statuts de la société enregistrée au RCCM (pour les investisseurs), ou de la preuve d'inscription académique (pour les étudiants), ainsi que du contrat de bail enregistré à la commune.
(iii) Audition administrative et ordonnancement DGRK : Remplissage de la fiche d'inscription spéciale (filiation complète, employeur, coordonnées). Le délégué de la DGRK émet ensuite la note de perception au tarif spécifique "Étrangers".
(iv) Inscription et délivrance : L'agent de la cellule des étrangers transcrit les données dans le Registre Spécial des Étrangers de la commune, appose le sceau sec et délivre un récépissé ou une fiche d'inscription officielle signée par le Bourgmestre.