Le rôle d’équipage est un document officiel obligatoire constituant à la fois un titre de navigation et un acte authentique de constitution de l’armement d’un navire professionnel. Régi en République Démocratique du Congo par le Code de la Marine et le Code de la navigation maritime, il fait office de permis de naviguer et d’état civil des gens de mer. Il recense de manière nominative toutes les personnes présentes à bord, atteste la régularité des contrats d’engagement des marins et prouve que le navire dispose de l’effectif nécessaire pour naviguer en toute sécurité. Ce document précise également les conditions d’emploi des membres d’équipage, notamment leurs fonctions, salaires ainsi que les dates d’embarquement et de débarquement.
Procédure d'établissement et de visa :
(i) Constitution du dossier : L'armateur ou le capitaine rassemble les contrats d'engagement maritime, la liste des passagers éventuels et les certificats d'aptitude/sécurité du navire.
(ii) Dépôt et Enrôlement : Le capitaine présente le dossier à l'autorité maritime. L'enrôlement consiste à inscrire chaque marin au rôle en présence de ce dernier.
(iii) Visa de l'autorité : Le rôle d'équipage est dressé en deux exemplaires (le rôle de bord et le rôle de bureau signés par le Commissaire Maritime (ou le consul) qui les vise après vérification de la conformité.
(iv) Mise à jour : Tout mouvement du personnel (embarquement ou débarquement) ou des passagers exige une mise à jour immédiate et un nouveau visa de l'autorité portuaire avant le départ.